Modulo 4 Principi di elaborazione di presentazioni – (durata 6 ore)
Creazione e gestione di una presentazione: primi passi con le presentazioni (slide-show); sviluppare una presentazione multimediale; effetti speciali; aggiungere effetti audio e programmare la durata di una presentazione; stampa di una presentazione e/o salvataggio in formato pdf.
Con questo modulo articolato in due lezioni di tre ore ciascuna, cercheremo di capire come:
- Aprire, chiudere un programma di presentazione;
- Aprire, chiudere delle presentazioni già presenti sul computer;
- Creare una nuova presentazione basata sul modello predefinito;
- Salvare una presentazione all’interno di un’unità disco;
- Salvare una presentazione esistente con un altro nome o con un altro formato (file RTF, modello, dimostrazione, immagine, formato specifico della versione del software);
- Spostarsi tra presentazioni aperte;
- Impostare le opzioni di base del programma;
- Usare la funzione HELP di Guida in linea;
- Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom
- Mostrare e nascondere le barre degli strumenti;
- Usare le modalità di visualizzazione delle presentazioni: vista normale, vista sequenza vista diapositive, vista note, vista presentazione;
- Cambiare modalità di visualizzazione della presentazione: vista normale, vista sequenza diapositive, vista presentazione;
- Individuare buoni esempi per l’attribuzione di un titolo alle diapositive;
- Applicare un modello ad una presentazione;
- Modificare il colore dello sfondo di specifiche diapositive o di tutte le diapositive;
- Aggiungere una nuova diapositiva o duplicare una diapositiva già esistente;
- Copiare, spostare diapositive all’interno di una presentazione, tra presentazioni aperte;
- Inserire/Rimuovere un oggetto grafico (fotografia, immagine, disegno) in una diapositiva;
- Inserire del testo nel piè di pagina di specifiche diapositive o di tutte le diapositive di una presentazione;
- Gestire e formattare i testi di una diapositiva (colore, tipo di carattere, elenchi, tabelle ecc.);
- Usare grafici e inserire i relativi dati;
- Inserire un file audio o video in una presentazione.
Guarda le slide per le lezioni del corso dedicate alle presentazioni. Sono realizzate con KeyNote di Mac e importate con Presentazioni di Google
Di seguito alcuni video tutorial su Power Point
Partiamo da una domanda, anzi due: cosa sono e cosa servono le presentazioni?
Cosa sono le Presentazioni?
Una presentazione non è un documento qualsiasi; è sopra tutto un format di comunicazione con il pubblico. Nella creazione di una presentazione multimediale è quindi necessario prendere in considerazione molti elementi, alcuni non tipicamente “informatici” ma attinenti soprattutto alla sfera della comunicazione. Pertanto nel corso abbiamo ritenuto di affrontare, per sinteticità, aspetti anche non strettamente informatici.
Volendo fornirti le nozioni per diventare un utilizzatore capace di lavorare anche su programmi open source, tutti i temi trattati, vengono descritti sia rispetto a Impress di Libre Office che rispetto a Power Point di MS Office.
Un aspetto importante – prima di cominciare – è quello di “Pianificare e organizzare la nostra presentazione”
Una buona programmazione è la base fondamentale su cui costruire la tua presentazione. È un aiuto fondamentale per la tua performance comunicativa, perché ti permette di concentrarti sull’esposizione e sulla creazione di una relazione positiva con il tuo pubblico, anche in situazioni formali o impegnative (come, ad esempio, un esame, la discussione di una tesi di laurea o una conferenza lavorativa).
Ma, in sostanza, a cosa serve una presentazione in slide? Le tue slide rappresenteranno la scaletta cui fare riferimento per non perdere il filo logico, mantenere la rotta e approfondire tutte le tappe del discorso-obiettivo, così come le avevi organizzate.
A cosa servono le presentazioni?
Le presentazioni possono essere utilizzate per le finalità più disparate:
- aiutano a enfatizzare i momenti chiave dei tuoi discorsi dal vivo.
- “Girano” autonomamente su schermi di musei, stazioni, studi professionali ecc.
- Possono essere distribuite con CD o DVD.
- Se ci pensi, anche un album fotografico o persino i biglietti di auguri multimediali che realizziamo per i nostri amici sono presentazioni.
- Internet permette di condividere e utilizzare una infinità di presentazioni multimediali in molti modi diversi (tramite siti web, su community, sui social network e così via).
Sono impiegate in molti ambiti professionali:
- Vendite e Marketing: i venditori presentano i loro prodo i descrivendoli e presentandoli con l’aiuto della multimedialità. Possono non essere fisicamente presenti ma far scorrere una presentazione in presenza dei loro probabili clienti. Pensiamo agli a ollati centri commerciali. Le presentazioni multimediali sono un elemento chiave di molte strategie di marketing.
- Risorse Umane: un buon modo di raccontare la propria storia e la propria realtà lavorativa di un’azienda è l’impiego di presentazioni che raccontino con semplicità ed e cacia quelli che sono gli obie ivi e spieghino, a raverso il sistema dei diagrammi o delle mappe conce uali, la stru ura o gli orientamenti aziendali.
- Educazione e Formazione: molti corsi di formazione prevedono l’impiego di presentazioni: la stessa LIM (Lavagna Interattiva Multimediale), in buona sostanza, non è altro che uno strumento di gestione per presentazioni multimediali. Con l’ausilio di uno scanner, possono anche contenere i tuoi schizzi e appunti. Per chi insegna è facile inserirvi video e immagini di ogni tipo o realizzare test ed esercizi interattivi per gli allievi.
- Turismo: alberghi e ristoranti ma anche luoghi di interesse turistico hanno necessità di informare i loro clienti e non c’è modo più semplice di una presentazione multimediale.
Gestire la presentazione
Ora puoi dedicarti alla stesura del tuo progetto: come accennato, in questa fase iniziale puoi utilizzare strumenti digitali ma anche, se lo preferisci, strumenti più tradizionali come fogli per appunti e penne o matite. Appunta le informazioni che ritieni centrali nella discussione e inizia ad organizzarle in maniera tale che siano coinvolgenti e comprensibili. Disegna dei rettangoli piuttosto grandi sul foglio e, all’interno, inserisci le tue informazioni. Già in questa fase, è molto utile creare connessioni tra i diversi argomenti e mettere in ordine le idee. Di frequente, capita di lavorare su presentazioni già salvate in precedenza.
Gestire le presentazioni multimediali
Aprire i file di presentazioni preesistenti
I file di presentazioni multimediali possono essere conservati nelle cartelle del tuo computer, in un archivio remoto oppure possono essere in internet, disponibili al download di qualsiasi utente. Un archivio molto noto e utilissimo, anche ai fini della condivisione, è sicuramente SlideShare, una sorta di social network dedicato alla condivisione di presentazioni e contenuti professionali. Qui puoi trovare esempi di presentazioni su ogni tema e in ogni lingua. Puoi inoltre scaricare le presentazioni per avere degli esempi da seguire e a cui ispirarti, prima di intraprendere la creazione della tua prima presentazione.
Con Impress di Libre Office, per aprire una presentazione multimediale vai nella cartella che contiene il relativo le o apri dire amente la suite LibreOffice e scegli Apri file >.
Individua il file di presentazione, nel caso di Impress l’estensione è .ODP, selezionalo e scegli Apri. Se sei già nell’applicativo puoi utilizzare i tasti di scelta rapida CTRL+O.
Con Power Point di MS Office, invece, se la tua vecchia presentazione è sul desktop, puoi cliccaci sopra due volte per aprirla. Altrimenti, apri PowerPoint. Dalla barra verticale rossa sulla sinistra della schermata, puoi scegliere tra: le presentazioni utilizzate di recente, il comando Apri altri/e Presentazioni, che ti consente di filtrare la ricerca tra diverse opzioni: presentazioni recenti; OneDrive (per accedere e condividere i tuoi file online), e Computer, dalla quale puoi sfogliare tutte le risorse sul tuo PC,
Nuova presentazione
Avvia Impress. Di default si aprirà una presentazione base, con un’unica slide e un layout che comprende due campi di inserimento: titolo e testo. L’applicazione permette di rivoluzionare questo semplice impianto mediante l’uso di strumenti semplici, intuitivi, ma potenti.
Per aggiungere una nuova diapositiva alla tua presentazione ci sono due strumenti: Aggiungi pagina o Duplica diapositiva. Nel primo caso aggiungerai una nuova diapositiva base con i due campi inserimento che abbiamo visto sopra. Nel secondo caso duplicherai la diapositiva selezionata. Quest’ultimo modo è perfetto per ripetere le impostazioni di base (sfondo, font, layout, ecc.) e creare una presentazione uniforme.
Per attivare Aggiungi pagina puoi utilizzare: Inserisci > Aggiungi pagina e – quindi scegli il modello di pagina che preferisci; oppure clicca sull’Icona (con il segno +) sulla barra degli strumenti. Per attivare invece la funzione Duplica pagina: puoi utilizzare Inserisci > Duplica Diapositiva. Oppure: attiva l’icona che visualizzi in fondo aprendo il menù a scomparsa con i layout delle slide.
Avvia PowerPoint e scegli un modello di presentazione o crea una presentazione vuota.
Utilizzare un modello o una presentazione preesistente permette di risparmiare tempo ma se hai un’idea ben determinata o vuoi fare pratica dei diversi strumenti a disposizione, è consigliabile cominciare con una presentazione vuota o scegliere uno dei modelli.
Le ampie dimensioni delle anteprime dei modelli permettono una più facile scelta e un utilizzo anche con device touchscreen, che, di solito, hanno schermi più piccoli rispetto ad un computer.
Anche con PowerPoint, una presentazione vuota contiene una sola slide. Per aggiungere le successive, dalla scheda HOME > Gruppo comandi Diapositive > Nuova diapositiva. Se fai clic sulla parte superiore del riquadro che si apre, alla tua presentazione sarà aggiunta una nuova diapositiva standard. Cliccando nella parte inferiore, potrai scegliere la struttura della nuova diapositiva.
Dal menù opzioni Nuova diapositiva, rappresentato nella figura a fianco, puoi anche duplicare la slide selezionata: seleziona la diapositiva da duplicare e attiva Duplica diapositive selezionate.
Hai fatto solo pochi passi ma è bene provvedere subito al salvataggio della tua presentazione.
Con Impress di Libre Office, vai in File > Salva con nome. Nella finestra di salvataggio: scegli la collocazione, digita il nome (ricorda di controllare che sia spuntata l’opzione Estensione automatica del nome file, eviterai di dover inserire tu l’estensione corretta), conferma facendo clic su Salva.
Puoi effettuare i successivi salvataggi più rapidamente, utilizzando l’icona a forma di floppy disc presente sulla barra degli strumenti oppure con i tasti di scelta rapida CTRL+S.
Con Power Point di MS Office, quando la salvi per la prima volta devi decidere nome e collocazione del file. Scegli FILE > Salva con nome, decidi la collocazione sul tuo hard-disk, digita il nome e poi procedi con il tuo lavoro.
Più avanti scopriremo come:
- Eliminare diapositive;
- Scambiare contenuti tra slide o presentazioni differenti,
- gli elementi principali dell’interfaccia dei due programmi e gli strumenti che offrono.
Elementi principali dell’interfaccia grafica di Impress
La finestra principale di Impress è divisa in tre settori; quello a sinistra (se non è attivo quando apri il tuo nuovo file, puoi farlo comparire da Visualizza > Riquadro diapositive) ti permette di avere sempre sotto controllo la struttura della presentazione. Si chiama pannello diapositive. Al centro c’è l’area di lavoro e, a destra, il pannello delle attività in cui ci sono cinque 7 sezioni:
- Layout, permette di selezionare la struttura della diapositiva.
- Pagine master, consente di definire lo stile della tua presentazione e adottare un modello predefinito.
- Animazione personalizzata ,permette di aggiungere animazioni.
- Cambio diapositiva, consente di impostare le transizioni.
- Stili e formattazione , permette di applicare stili di testo e formattazione.
- Galleria, dà accesso a una collezione di immagini, icone e forme per vivacizzare la tua presentazione.
- Navigatore, è lo strumento che ti perme e di spostarti agevolmente all’interno del tuo le di presentazione.
Barra degli strumenti e dei menù
Anche qui, come in tutte le applicazioni della suite LibreOffice, puoi adattare la barra degli strumenti secondo le tue personali esigenze. La prima la dei comandi riguarda i menù espandibili che presentano i diversi comandi disponibili. Le icone successive si riferiscono ai comandi più frequenti e possono essere modificate liberamente dal menù Visualizza > Barre degli strumenti.
È molto importante visualizzare comodamente la struttura e i contenuti di una presentazione perché c’è spesso l’esigenza di passare dal particolare (la singola slide), all’insieme (la struttura della presentazione). Puoi modificare le opzioni di visualizzazione dai pulsanti presenti immediatamente sotto la barra degli strumenti, come indicato nella figura che segue.
- Normale, è la modalità di visualizzazione classica che il programma presenta all’avvio. Serve per l’inserimento dei contenuti.
- Struttura, serve per visualizzare e riorganizzare l’ordine delle diapositive, per modificare i titoli e le intestazioni, per riorganizzare l’ordine degli oggetti in un elenco e per aggiungere nuove diapositive.
- Note, permette di aggiungere delle note a ogni singola slide. Questi elementi non saranno visibili nella fase di proiezione delle diapositive.
- Stampati, è la modalità per realizzare la stampa delle tue slide.
- Ordine diapositive, è la modalità con cui visualizzi l’anteprima delle slide e puoi modificarne l’ordine.
Eletti principali dell’interfaccia grafica di Power Point di MS Office
Schede
La scheda Home rappresenta il punto di partenza di ogni sessione di lavoro con PowerPoint.
La Barra di stato nella parte inferiore dell’interfaccia grafica di PowerPoint permette di rilevare diverse informazioni, modificare la visualizzazione e lo zoom.
La Barra di accesso rapido è un comodo riferimento per attivare i comandi più frequentemente utilizzati. Fai clic sul pulsante evidenziato nella figura e spunta i comandi di tuo interesse nell’elenco che si apre e che puoi vedere qui a destra. Scegli l’opzione Altri comandi per selezionare e aggiungere i comandi desiderati dall’elenco che puoi visualizzare nella figura che segue.
Clicca su uno o più comandi nell’insieme di destra per selezionarli e clicca sul pulsante Aggiungi >> per inserirli nella barra. Clicca su OK per terminare.
In aula vedremo come: inserire un titolo, un testo, caratteri speciali, un elenco puntato, e come: formattare il testo inserito, inserire un grafico, un’immagine e un video.
In PowerPoint, puoi automatizzare l’applicazione delle opzioni di formattazione con l’uso dei temi e dei modelli; in ogni caso, puoi modificare queste opzioni anche in maniera diretta e dettagliata, operando direttamente sul testo della slide.
A questo link trovi la dispensa su Impress di Libre Office